El Paso a Paso para La Recopilación De Evidencias En Auditoria

Técnicas y procedimientos para la determinación de Errores, Irregularidades y Fraudes en Auditoría

La Auditoría como herramienta dentro de la gestión empresarial ha tenido que irse modernizando, dada la globalización del entorno empresarial, esto indica que al igual que las demás ciencias le ha tocado adaptarse y más que adaptarse ajustarse a los requerimientos del nuevo  mercado buscando soluciones factibles dentro de la determinación de errores, irregularidades y fraudes en las empresas. Con el paso del tiempo hemos podido apreciar las distintas actualizaciones que han tenido las normas de auditoría destacándose dos grandes emisores Normas Internacionales de Auditoría (NIAs) y las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA). 

Objetivo de la Auditoría

La auditoría es una herramienta proporcionadora de técnicas que permiten al auditor desarrollar de la manera más eficiente su trabajo, con el fin al que esté apuntando, ya sea en una auditoría financiera o en una auditoria administrativa,  las técnicas y procedimientos aplicados estarán en dependencia del estudio de la evaluación del control interno, es decir el auditor en base a la confiabilidad de la eficiencia del control interno dentro de una empresa determinara la cantidad de técnicas y procedimientos a realizar dentro del ejercicio de su labor, esto indicaría que si el control interno es deficiente, las técnicas a aplicar serán mayores dado que los niveles de razonabilidad sobre la actuación de los estados financieros pueden estar errados.

¿Porque aplicar técnicas y procedimientos para la determinación de la razonabilidad de los estados financieros?

Los estados financieros deben estar regidos ya sea por Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) o por Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF FULL-PYMES), ambos facilitan la estandarización de la razonabilidad en las operaciones de los estados financieros, que a su vez conlleva a cumplir con los requerimientos por entidades financieras, mercados de exportación, bolsas de valores, estado, entre otros, pero  la verdadera razón por la cual  se deben aplicar tales técnicas y procedimientos es para la determinación de errores, fraudes e irregularidades dentro del ámbito financiero, en lo que concierne al ámbito de la auditoría administrativa se aplicarían las mismas técnicas pero para la determinación de la eficiencia, eficacia, economía, producción, y hoy en dia ecología.

Técnicas para la recopilación de Evidencias en Auditoria

Técnicas son una herramienta para la determinación de evidencias sobre: la eficacia del control interno, errores, eficiencia de la gestión empresarial,  fraudes, irregularidades, entre otros. Las técnicas a utilizar  en el desarrollo laboral de la auditoría son:

Observación: es una de las técnicas menos costosas y básicas que emplea el auditor, es aplicable a ambos enfoques de auditoría (financiera, administrativa), consiste en el uso de los sentidos para la determinar la veracidad de lo que está plasmado en libros vs lo que realmente hay, ejemplo: se habla de la compra de un camión HINO para el área de venta el cual ya debe estar en bodega, el auditor  verifica su existencia.

Inspección: al igual que la técnica anterior no cuenta con mucho costo, sirve para ambos enfoques, pero en este contexto siguiendo con el ejemplo del camión: el auditor verifica las especifiaciones del vehiculo, es decir, modelo, año, tonelaje, chasis, motor, color, kilometraje, utensilios o accesorios, materiales entre otros.

Investigación: el auditor además de ser escéptico en el campo laboral debe desarrollar una mentalidad investigativa lo cual indicaría que deberá recopilar información no comprobada de fuentes varias, esto incluye el dpto. de transporte, limpieza, bodega, recepción, seguridad, etc. Esto le dará una noción más clara sobre la percepción de los colaboradores de la empresa en cuanto al desarrollo administrativo. Cabe mencionar que no hay mejor manera de enterarse de las situaciones o sucesos de la empresa que la de consultar en estas áreas.

Recuento físico: es la comprobación física de unidades monetarias y/o de existencias, es una técnica un tanto complicada y costosa dependiendo la magnitud de la empresa, las sucursales que tenga y la eficiencia del control interno que posea, es más aplicado al área de bodega o inventario y ala parte de venta y caja.

Declaración: a diferencia de la investigación constituye una información escrita de fuentes más significativas de la entidad (funcionarios, gerentes, jefes de área, empleados), su información es mayormente válida por la seriedad con la que esta se recepciona (de forma escrita).

Calculo: es la aplicación de un método de calculo, ya sea para depreciación, amortización, pago de intereses, aprovisionamiento, prestaciones,  capaz de proporcionar confiabilidad al momento de comparar las cuentas reflejadas dentro de los estados financieros.

Entrevista: es una técnica costosa en cuanto al tiempo, requiere un conocimiento amplio par el desarrollo de la entrevista, tiene como fin determinar la veracidad de la información recibida por parte del entrevistado, busca aspectos morales como la integridad, compromiso, respeto.

Cotejo: la comparación de un documento legal con otro en este plano se pueden realizar comparaciones de contratos de trabajo con los tratamientos del mismo en la nómina de trabajo, también montos facturados con montos registrados en libro mayor.

Confirmación: bajo este plano se derivan tres formas de confirmación muy practicadas por los auditores:

Confirmación positiva: esta consiste en enviar una nota debidamente elaborada, donde se le indique al emisor que conteste si esta o no esta deacuerdo con la cantidad monetaria que se esta mandando a consultar.

Confirmación negativa: es cuando el auditor le solicita al emisor que conteste sola y únicamente si está en desacuerdo con la cantidad señalada en la carta o nota.

Confirmación a ciega: es cuando el auditor envía de igual manera la nota indicando al emisor que le indique la cantidad correspondiente al rubro que le esté solicitando. Cabe aclarar que las confirmaciones se practican para los saldos de activos y no a los de pasivo.

Rastreo: consiste en dar seguimiento riguroso de un movimiento u operación financiera, a fin de determinar el modo razonable de actuar del contador y si se ajusta a los requerimientos de los Principios y Normas.

Exploración: la exploración es la identificación de partidas no correspondientes a un rubro, es decir que dentro del rubro otros gastos, pueden haber gastos no deducibles que no deben ser contemplados dentro de esta cuenta según Principios o Normas.

La implementación de estas técnicas pueden variar dependiendo el enfoque o la auditoria que se este realizando, ya que como hemos mencionado antes, no es lo mismo realizar una auditoría financiera que una administrativa, en un próximo articulo señalaremos las diferencias y semejanzas entres estas.

Ahora bien hemos mencionado lo que son las técnicas pero entonces ¿que vendrían a ser lo procedimientos? Tal como la palabra lo dice es un proceso organizado de forma esquemática que permite desarrollar una solución en este caso lograr un fin, es decir es la aplicación de dos o más técnicas para la recopilación de evidencias.

Una vez analizado cuales son las principales técnicas aplicadas por los auditores en el ejercicio de su labor me dispongo a mencionar que en el campo laboral el auditor como un elemento capacitado para brindar soluciones se basa en la razonabilidad lo que indica que deberá innovar en cuanto a la aplicación de métodos que le permitan obtener información  “suficiente (cantidad) y competente (calidad)” capaces de proporcionarle los argumentos necesarios para desarrollar su opinión sobre los estados financieros, las técnicas deberán ser adaptadas al entorno en el que se está trabajando sin perder el “escepticismo profesional”, ni salirse del marco legal que dictan las NIAs (Norma Internacionales de Auditoría), NAGA (Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas).

para una mayor comprensión sobre el desarrollo de este articulo le invitamos a leer Auditoría Como Herramienta de Gestión Empresarial donde se muestra las causas de la evolución y los cambios que se han venido haciendo.

 


Daniel Clemente Garcia Cruz

Colaborador de Estudios Económicos y sociales Polimates.

clemente@polimates.org

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